一封郵件的基本內容通常分為三部分：收件人、主題、正文。接收人為傳遞信息或分佈任務的對象。除了接收人之外還可以同時抄送給其他人，抄送對象要看郵件重要程度而定。
主題要突出郵件的主旨，要讓別人一看到這個主題就能大概知道你想傳遞的是什麼事如：“關於…………的安排”，或者“針對…………的建議”。意思明確，引人注目。
正文裏首先是尊稱，如：尊敬的領導、親愛的同事等，如果是領導或者長輩就説“您好”，如果是一般的同事就説“你好”。禮貌是最重要的，不管是對領導還是對同事。
然後就是正文的內容，要分主次，先總體表達要傳遞的意思，再用“第一/第二/第三/…………”的格式詳細描述，別人也會覺得你思路清晰，主次清晰。最後以祝福語結尾，再註明寫郵件日期和寫郵件的人。
最後有個附件，如果想要表達的信息或者材料內容較多，內存較大，也可以作為附件添加進去。
在發郵件時，從頭到尾都沒有分段，沒有標點，這樣的郵件會增加客户的閲讀難度，容易引起客户的反感。因此在寫郵件的時候，企業一定要注意，要根據郵件內容來進行分段，並正確使用標點符號，而標點符號中的感歎號要謹慎使用，不然容易造成太考張，不正式的效果。
