普通信件的格式一般分為開頭稱呼、問候語、正文、祝頌語、署名及日期五部分。信件的開頭需要頂格寫“開頭稱呼”，另起一行就是問候語，然後再另起一行開始撰寫書信正文，祝頌語可以緊接正文，也可以正文下另起一行空兩格，署名和日期寫在祝頌語下方空一至二行的右側。
1、開頭稱呼：應該在第一行頂格寫，後加冒號以示尊敬，稱謂應遵循長幼有序，禮貌待人的原則，選擇得體的稱呼。
2、問候語：如寫“你好”、“近來身體是否安康”等，後面嗎可以直接接正文。
3、正文：這是信函的主體，可根據正文和所述內容的不同，靈活地採用不同的文筆和風格。
4、祝頌語：寫信人在書信結束時，向對方表達祝願、勉慰之情的短語，多用此致、即頌、順祝等詞。
5、署名和日期：一般在信文的最後，寫上寫信人的姓名和寫信日期，署名應寫在祝頌語後另起一行靠右位置。一般寫給領導或不太熟悉的人要署上大名以示莊重、嚴肅，如果寫給親戚朋友，可直寫名而不寫姓，署名後面可酌情加啟稟詞，對長輩用奉、拜上，對同輩用謹啟、上，對晚輩用字、白、諭等詞。
