壓縮文件經常用到的工具是WinRAR，一般windows系統都會自帶這個軟件，如果電腦沒有安裝此軟件，需要下載安裝。要對某個文件夾下所有的文件進行壓縮打包時，我們不需要打開WinRAR的主程序窗口，而可以選定該文件夾圖標，單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選"Add to Archive"命令，然後會彈出窗口，在"General"頁面中輸入壓縮後的文件名，默認擴展名為""。在Advanced中設置保存路徑，其他的使用默認設置即可。單擊[確定]後屏幕上還會出現壓縮進度狀態條。如果要對某個文件夾下的一個或數個文件進行壓縮打包，則進入該文件夾，按住[Ctrl]鍵的同時，選定文件，隨後再進行以上操作。
在壓縮文件夾的時候，如果要在當前路徑創建同名壓縮文件，方法則更簡單，在該文件夾上單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇"Add to‘***'"，其中***為當前文件夾名稱。這樣操作，比打開WinRAR壓縮窗口，然後再逐一地添加文件要快捷得多了。
一個較大的文件經壓縮後，產生了另一個較小容量的文件。而這個較小容量的文件，就是這些較大容量的（可能一個或一個以上的文件）的壓縮文件。而壓縮此文件的過程稱為文件壓縮。
網絡上有兩種常見的壓縮格式：一種是Zip，另一種是EXE。其中Zip的壓縮文件可以通過WinZip這套解壓縮工具進行解壓縮，而EXE則是屬於自解壓文件，只要用鼠標雙擊這類下載後的文件圖標(若您的Windows98屬於Web風格，則只需按一下)，便可以自動解壓縮。因為EXE文件內含解壓縮程序，因此會比Zip略大一些。若想充分考慮到文件容量的大小，其實Zip是一個較佳的選擇。
