每種類別的推薦信都用於不同的情況和環境，但是每種也都有相似之處。不論何種推薦信，都需要仔細書寫，其目的都是展示個人技能或特點。一般來説，都用於考察申請人各方面的資格和品質，並且樹立其自信。
推薦書結構：
第一段：推薦人與申請人的關係。推薦人是在什麼環境下認識申請人，以及相識多久。申請人希望申請的哪一個學期和科系。
第二段：推薦人對申請人資格評估。推薦人初識申請人時，對他有何特別的印象。舉例證實推薦人對於申請人的評估結果。
第三段：對於申請人個人特質的評估，如：溝通能力、成熟度、抱負、領導能力、團隊工作能力，以及正直等，或是有哪些需要改進的地方。
結論：推薦人對於申請人的整體評估。評估申請人完成學業以後，未來在個人和專業上的發展。以及申請人會為這個科系及團體帶來什麼貢獻。
推薦書作品範本
尊敬的先生或女士：
您好，我是XXX，XXX公司的總經理。得知我公司優秀員工XXX想要出國深造，我感到非常高興和無比欣慰。這樣一個上進的年輕人應該接受良好的教育擁有更輝煌的未來。因此，我很榮幸向貴校強烈推薦這位優秀青年。
XXX曾在大四的時候來我公司報告實習。他利用閒暇時間大量閲讀參考有關業務的書籍，虛心向其他員工請教。漸漸地，他開始精通各項業務，並取得一定成績。對此他並沒有滿足更沒有驕傲自大。相反，遇到難題，他仍然虛心與同事交流討論直到找出解決方案為止。鑑於他在實習期的出色表現，我公司招收他為正式員工（通常我公司不予考慮應屆畢業生）。
現在，作為我公司的一名業務精英，XXX工作更加認真，負責，努力。為所有同事樹立了榜樣。付出就有獲得，他因此被評為本公司優秀員工，並享有高額獎金。
雖然從某種程度上來説，如此優秀的員工即將踏上留學之途是我公司的損失，但是考慮到他的前途，我依然毫不猶豫的支持他遠赴貴校深造。真誠期望貴校能同樣支持他，給他一個提升自己實現夢想的機會。謝謝。
總經理：XXX 2009年4月01日。
